GDPR – Integritetspolicy

1. Allmänt

1.1 Åre Travel Designer AB respekterar och värnar om din personliga integritet. Vi vill att du ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Genom denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) informerar vi dig om hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas på rätt sätt.
1.2 Vi måste behandla dina personuppgifter för att kunna erbjuda våra produkter och tjänster till dig som kund. Denna integritetspolicy gäller för dig som bokar boende eller andra tjänster från oss.

2. Personuppgiftsansvarig

2.1 Åre Travel Designer AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att denna sker i enlighet med gällande lagar. Kontaktuppgifter finns längst ner i denna policy. Frågor om vår behandling av personuppgifter kan skickas till booking@aretravel.se.

3. Vår behandling av dina personuppgifter

På Åre Travel Designer AB behandlar vi dina personuppgifter för att kunna erbjuda dig våra produkter och tjänster på bästa möjliga sätt. Detta inkluderar:

  • Administrera och fullgöra avtal samt skydda båda parters juridiska intressen,
  • Marknadsföring, inklusive anpassade erbjudanden,
  • Metod- och affärsutveckling.
Syfte: Fullgöra våra avtalsenliga åtaganden
  • Personuppgifter: Kontaktuppgifter, order- och betalningsinformation, personnummer (för RUT- och ROT-avdrag), känsliga uppgifter som hälso- och allergiinformation.
  • Vad vi gör: Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna leverera, anpassa och administrera våra produkter och tjänster samt ge kundservice.
  • Rättslig grund: Avtalsfullgörelse. Vi har rätt att behandla dina uppgifter baserat på legitimt intresse vid eventuella tvister.
  • Lagringsperiod: Personuppgifterna sparas under hela avtalstiden och upp till 36 månader därefter.
AI-stödd kundservice och bokningsadministration

När du kontaktar oss om boende eller en bokning kan vi använda ett AI-baserat hjälpmedel för att läsa och tolka din förfrågan, identifiera vilka uppgifter som behövs, hämta relevant information om exempelvis boenden, tillgänglighet, priser och villkor samt formulera ett svar. Relevanta delar av e-postkonversationen kan då behandlas av OpenAI Ireland Ltd. som vårt personuppgiftsbiträde. Uppgifterna kan omfatta namn och kontaktuppgifter samt datum, önskemål, uppgifter om resesällskap, bokningsuppgifter och annan information som behövs för att hantera förfrågan.

Ändamålet är att ge kundservice och att vidta åtgärder på din begäran inför eller under en bokning. Den rättsliga grunden är att vidta åtgärder på din begäran innan avtal ingås eller att fullgöra ett avtal. AI-stödet kan användas för att ta fram svarsförslag som granskas och skickas av vår personal eller, för tydligt avgränsade rutinärenden, för att skicka automatiska svar och utföra administrativa åtgärder. Automatiska svar identifieras tydligt som automatiska och AI-stödda. Du kan alltid begära att en medarbetare tar över ärendet.

AI-stödet används inte för profilering eller för att självständigt avgöra om en kund får boka eller vilka priser eller villkor kunden erbjuds. När motsvarande funktioner är aktiverade kan AI-stödet, på kundens uttryckliga begäran, exempelvis skapa eller administrera en bokning, lägga till tillval, genomföra ändringar eller avbokningar samt skapa en säker betalningslänk. En åtgärd som påverkar priset eller avtalsvillkoren genomförs endast på grundval av kundens uttryckliga begäran eller bekräftelse efter tydlig information om pris och konsekvenser. Kunden kan alltid begära att en medarbetare tar över, rättar eller granskar ärendet.

OpenAI får endast behandla uppgifterna enligt vårt avtal och våra instruktioner. Behandling kan innebära överföring utanför EU/EES med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller EU:s standardavtalsklausuler. OpenAI använder inte uppgifter som skickas genom API-tjänsten för att träna sina modeller om vi inte uttryckligen väljer att dela dem. Innehåll kan som standard ingå i säkerhetsloggar i upp till 30 dagar, om inte längre lagring krävs enligt lag eller är nödvändig för att skydda tjänsten eller tredje part.

Kontakta booking@aretravel.se för information om eller en kopia av de skyddsåtgärder som används vid överföring utanför EU/EES.

AI-stödet är inte avsett att behandla kortuppgifter, lösenord, personnummer eller känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa, funktionsnedsättning eller allergier. Ärenden som innehåller eller misstänks innehålla sådana uppgifter ska inte besvaras automatiskt utan lämnas till vår personal. Betalningsuppgifter anges direkt hos den betaltjänstleverantör som hanterar betalningen och ska inte skickas till AI-stödet.

Syfte: Marknadsföring
  • Personuppgifter: Kontaktuppgifter, surfbeteende, order- och betalningshistorik, demografiska data.
  • Vad vi gör: Vi använder dina uppgifter för att erbjuda anpassade erbjudanden och information via olika kanaler som e-post, telefon och sociala medier.
  • Rättslig grund: Legitimt intresse för direkt marknadsföring. Ditt samtycke behövs för tredjepartsmarknadsföring.
  • Lagringsperiod: Uppgifterna lagras under avtalsperioden och upp till 36 månader efter avslutat avtal.
Syfte: Metod- och affärsutveckling
  • Personuppgifter: Kontaktuppgifter, köpmönster, order- och betalningsinformation, demografiska data, surfbeteende.
  • Vad vi gör: Vi analyserar dina uppgifter för att förbättra våra tjänster och erbjudanden samt för kundserviceutveckling.
  • Rättslig grund: Legitimt intresse.
  • Lagringsperiod: Uppgifterna sparas under avtalstiden och upp till 36 månader därefter.

4. Hur vi samlar in dina personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från bokningskanaler som Booking.com, Airbnb, Stugknuten, Hotels eller genom direkt kontakt via e-post. Vi kan också samla in personnummer för att ansöka om RUT- och ROT-avdrag. Förfrågningar som inte leder till en bokning sparas så länge de behövs för att hantera och följa upp förfrågan och raderas därefter, om uppgifterna inte måste sparas längre enligt lag.

5. Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • Begära tillgång till dina personuppgifter,
  • Begära rättelse eller radering av dina uppgifter,
  • Begränsa behandlingen av dina personuppgifter,
  • Invända mot behandling baserad på legitimt intresse,
  • Återkalla ditt samtycke.
  • Få ut de personuppgifter du själv har lämnat till oss i ett maskinläsbart format, när den rätten gäller.
  • Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

Kontakta oss via booking@aretravel.se för att utöva dessa rättigheter.

6. Cookies

Vi använder cookies på vår webbplats för att förbättra användarupplevelsen. Läs mer i vår cookie-policy.

7. Kontaktuppgifter

Om du har frågor om denna integritetspolicy, vänligen kontakta oss:

Åre Travel Designer AB
VAT: 559154-4068
Stationsvägen 18, 83752 Åre
www.aretravel.se
booking@aretravel.se

GDPR – Privacy Policy

1. General

1.1 Åre Travel Designer AB respects and values your personal privacy. We want you to feel secure when we process your personal data. Through this Privacy Policy, we inform you about how we ensure that your personal data is handled properly.
1.2 We need to process your personal data to be able to offer our products and services to you as a customer. This Privacy Policy applies to you who book accommodation or other services from us.

2. Data Controller

2.1 Åre Travel Designer AB is the data controller for the processing of your personal data and is responsible for ensuring that it is carried out in accordance with applicable law. Our contact details can be found at the bottom of this policy.

3. Our processing of your personal data

At Åre Travel Designer AB, we process your personal data to offer you our products and services in the best possible way. This includes:

  • Administering and fulfilling contracts, as well as safeguarding both parties’ legal interests,
  • Marketing, including personalized offers,
  • Method and business development.
Purpose: Fulfilling our contractual obligations
  • Personal data: Contact information, order and payment details, personal identification number (for RUT and ROT applications), sensitive data such as health and allergy information.
  • What we do: We process your personal data to deliver, customize, and administer our products and services, as well as provide customer service.
  • Legal basis: Contract performance. We are entitled to process your data based on legitimate interest in case of disputes.
  • Retention period: Personal data is retained during the entire contract period and up to 36 months thereafter.
AI-assisted customer service and booking administration

When you contact us regarding accommodation or a booking, we may use an AI-based tool to read and interpret your enquiry, identify the information required, retrieve relevant information such as accommodation, availability, prices and terms, and formulate a response. Relevant parts of the email conversation may then be processed by OpenAI Ireland Ltd. as our data processor. The information may include names and contact details, dates, preferences, information about the travelling party, booking information and other information needed to handle the enquiry.

The purpose is to provide customer service and take steps at your request before or during a booking. The legal basis is taking steps at your request before entering into a contract or performing a contract. The AI assistant may be used to prepare suggested responses that are reviewed and sent by our staff or, for clearly defined routine matters, to send automated replies and perform administrative actions. Automated replies are clearly identified as automated and AI-assisted. You may always ask a member of staff to take over the matter.

The AI assistant is not used for profiling or to independently determine whether a customer may make a booking or which prices or terms are offered to the customer. When the corresponding functions are enabled, the AI assistant may, at the customer’s explicit request, create or administer a booking, add optional services, make changes or cancellations, and generate a secure payment link. An action affecting the price or contractual terms is carried out only on the basis of the customer’s explicit request or confirmation after clear information about the price and consequences has been provided. The customer may always ask a member of staff to take over, correct or review the matter.

OpenAI may process the information only in accordance with our agreement and instructions. Processing may involve transfers outside the EU/EEA based on a European Commission adequacy decision or the EU Standard Contractual Clauses. OpenAI does not use information submitted through the API service to train its models unless we explicitly choose to share it. By default, content may be included in security logs for up to 30 days, unless longer retention is required by law or is necessary to protect the service or a third party. Contact booking@aretravel.se for information about, or a copy of, the safeguards used for transfers outside the EU/EEA.

The AI assistant is not intended to process payment-card details, passwords, Swedish personal identity numbers or sensitive personal data, such as information concerning health, disabilities or allergies. Matters containing or suspected of containing such information will not be answered automatically and will be referred to our staff. Payment details are entered directly with the payment-service provider handling the payment and must not be sent to the AI assistant.

Purpose: Marketing
  • Personal data: Contact information, browsing behavior, order and payment history, demographic data.
  • What we do: We use your data to offer personalized offers and information through channels such as email, phone, and social media.
  • Legal basis: Legitimate interest for direct marketing. Consent is required for third-party marketing.
  • Retention period: Data is stored during the contract period and up to 36 months after the contract ends.
Purpose: Method and business development
  • Personal data: Contact information, purchasing patterns, order and payment information, demographic data, browsing behavior.
  • What we do: We analyze your data to improve our services and customer support.
  • Legal basis: Legitimate interest.
  • Retention period: Data is stored during the contract period and up to 36 months thereafter.

4. How we collect your personal data

We collect personal data from booking channels such as Booking.com, Airbnb, Stugknuten, Hotels, or via direct contact through email. We may also collect personal identification numbers for RUT and ROT applications. Enquiries that do not result in a booking are retained for as long as necessary to handle and follow up the enquiry and are then deleted, unless the information must be retained longer by law.

5. Your rights

You have the right to:

  • Request access to your personal data,
  • Request rectification or deletion of your data,
  • Restrict the processing of your personal data,
  • Object to processing based on legitimate interest,
  • Withdraw your consent.
  • Receive the personal data you have provided to us in a machine-readable format, where that right applies.
  • Lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY), www.imy.se.

Contact us at booking@aretravel.se to exercise these rights.

6. Cookies

We use cookies on our website to improve the user experience. Read more in our cookie policy.

7. Contact details

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us:

Åre Travel Designer AB
VAT: 559154-4068
Stationsvägen 18, 83752 Åre
www.aretravel.se
booking@aretravel.se

Read more here